sobybot
Результаты
О клиенте
Фитнес-клуб: 10 тренеров, 300+ активных членов клуба, несколько форматов занятий — персональные тренировки, групповые, специализированные программы. До автоматизации запись велась через WhatsApp и таблицы Excel.
Задача / Проблема
Рост клубного сообщества сделал ручное управление расписанием невозможным:
- •Запись к тренерам — через WhatsApp вручную: тренер сам вёл свой список клиентов
- •Путаница с расписанием: клиент думал, что записан, тренер — что нет
- •Истёкшие абонементы никто не отслеживал: клиенты тренировались «в долг», не зная об этом
- •Ресепшн тратил 2+ часа в день на звонки с напоминаниями о тренировках
- •Перенос и отмена занятий — хаос: тренер не всегда знал об отмене вовремя
- •Финансовый учёт абонементов велся в Excel — ошибки и расхождения
Решение
Telegram-бот как единая экосистема для клуба: клиенты управляют записью сами, администраторы видят полную картину, тренеры получают уведомления автоматически.
Как работает процесс
Клиент открывает бота → выбирает тренера или групповое занятие
Бот показывает расписание на неделю с доступными слотами
Клиент бронирует место → получает подтверждение
Автопроверка абонемента: есть ли активные занятия
При нехватке занятий — предложение продления с оплатой в боте
За 24 часа и за 2 часа до тренировки — напоминание
Тренер получает список клиентов на каждый день
Что реализовано
Управление расписанием
- Тренеры настраивают своё расписание через бота — доступные слоты обновляются автоматически
- Групповые занятия с лимитом участников — бот закрывает запись при заполнении
- Лист ожидания: клиент попадает в очередь и получает уведомление при освобождении места
Учёт абонементов
- Каждое занятие списывает посещение с абонемента автоматически
- За 3 визита до окончания — уведомление клиенту с предложением продлить
- Продление абонемента прямо в боте через ЮKassa
- Сводная таблица по абонементам выгружается в Google Sheets для администратора
Напоминания и коммуникация
- Напоминание о тренировке за 24ч и за 2ч — снизило пропуски на 40%
- При отмене тренером — моментальное уведомление всем записанным с вариантами переноса
- Ежедневный дайджест тренеру в 8:00: кто записан на сегодня
Результаты
- Пропуски тренировок снизились на 40% благодаря автоматическим напоминаниям
- Ресепшн перестал обзванивать клиентов вручную — 2 часа в день на другие задачи
- Ни один абонемент не истекает незаметно — клиент знает заранее, долгов нет
- Тренеры не ведут собственные списки — единое расписание устранило путаницу полностью
