sobybot
Результаты
О клиенте
Фармацевтическая оптовая компания. Несколько менеджеров по продажам, склад, контролёры. Заказы принимаются от аптек и медучреждений, отгружаются со склада. До автоматизации работа строилась на мессенджерах и частично на сторонней ERP.
Задача / Проблема
До бота все процессы велись вручную через мессенджеры и разрозненные таблицы. Это порождало системные проблемы:
- •Менеджеры принимали заказы в мессенджерах вручную — вносили в систему без структуры, часто с ошибками в названиях товаров
- •Склад получал заказы на бумаге или голосом — высокий риск пропустить позицию или собрать не тот товар
- •Нет единой базы: непонятно сколько заказов в работе, что оплачено, что отгружено
- •Оплаты фиксировались отдельно с задержкой — реальный баланс неизвестен
- •Новый сотрудник склада адаптировался несколько недель: нет чёткого алгоритма действий
- •Менеджер мог забыть прикрепить чек к оплате — контролёр узнавал об этом случайно
Решение
Разработали Telegram-бот, интегрированный с МойСклад (ERP). Бот стал единой точкой входа для всех операций с заказами.
Как работает процесс
Менеджер пишет заказ текстом в Telegram
Бот парсит: клиент, телефон, адрес, товары, наценка
Fuzzy-поиск товаров в МойСклад — работает даже при опечатках
Менеджер подтверждает состав → выбирает тип оплаты
Заказ создаётся в МойСклад + уведомление на склад
Кладовщик собирает заказ → отмечает готовность
Отгрузка → трек-номер → уведомление всем участникам
Роли в системе
Что реализовано
Приём заказов
- Менеджер пишет заказ обычным текстом — бот сам разбирает клиента, адрес, товары
- Поддержка наценки +10%, стоимости доставки, комментариев
- Fuzzy-поиск товаров — находит даже при опечатках и сокращениях (rapidfuzz)
Управление оплатами (4 сценария)
- Карта + чек сейчас — прикрепляет файлы, создаёт платёж в МойСклад
- Карта + чек позже — напоминание менеджеру в 11:00 (сегодня или завтра)
- Наличные при получении — фиксирует сумму, оплата вносится в МС вручную
- Отсрочка — менеджер указывает дату, уведомление в топик + напоминание в день оплаты
Автоматические напоминания
- Ежедневно в 11:00: менеджеру — если не прикреплён чек по заказу
- Менеджеру и контролёру — если сегодня срок оплаты по отсрочке
- Контролёру — обо всех просроченных оплатах
Синхронизация с МойСклад
- Каждые 15 минут — фоновая синхронизация статусов оплат и отгрузок
- Live-синхронизация — перед каждым показом заказа данные всегда актуальны
- МойСклад — главный источник правды, бот не конфликтует с ручными правками в ERP
Результаты
- Менеджер оформляет заказ за 1–2 минуты вместо 10–15: нет ошибок ввода, нет лишних шагов
- Склад работает строго по структуре — ошибки при сборке сведены к минимуму
- Контролёр видит все незакрытые платежи в реальном времени, без ручного сбора информации
- Новый сотрудник начинает работать по боту с первого дня — алгоритм встроен в интерфейс
